To top
1 sep

Zo voorkom je discussies over facturen

Iedere ondernemer herkent ’t wel: je hebt een opdracht (keurig netjes, ga ik van uit) afgerond, stuurt een factuur en dan… belt een klant dat hij het niet eens is met het factuurbedrag. Of – nog erger – hij laat niks van zich horen, betaalt de factuur niet en wacht tot jij contact opneemt. Discussies over facturen zijn altijd vervelend. Los van het feit dat ze tijd kosten, blijven zowel jij als je opdrachtgever zitten met een ontevreden gevoel. Meestal lossen dergelijke discussies zich wel weer op, maar… voorkomen is beter dan genezen. Daarom 5 tips om discussies over facturen te voorkomen.

Factureer op tijd

Dit is een puntje waar ikzelf nog weleens de mist in ga, maar op tijd factureren voorkomt vaak een hoop gedoe. Stelregel volgens de experts: factureer een week na de oplevering van een project. Dan zit het project nog vers in het geheugen van je opdrachtgever en als hij tevreden is over jouw producten of diensten, betaalt hij met liefde, wedden? Heb je opdrachtgevers waarvoor je doorlopend werkt, dan is het slim om goede afspraken te maken over een factureringsperiode. Wij hanteren meestal een periode van een maand.

Maak een gespecificeerde factuur (in ieder geval zo veel als mogelijk)

’t was een van mijn grootste ergernissen als beginnende ondernemer: de rekening van de accountant met daarop enkel en alleen de regel: ‘Voor u verrichte diensten’. En dan natuurlijk een viercijferig bedrag erachter. Niets zo vervelend als niet weten waarvoor je nu eigenlijk betaalt. Het is vragen om discussies.

 

Ik maak zo veel als mogelijk gespecificeerde facturen: een keurig lijstje van de verrichte werkzaamheden en dan per regel het aantal uren en het uurtarief. Ja, ook – of beter gezegd juist - als we op offertebasis werken.

 

Binnen mijn bedrijf kiezen we er bewust voor om zo veel als mogelijk gespecificeerde facturen te maken: een keurig lijstje van de verrichte werkzaamheden en dan per regel het aantal uren en het uurtarief. Ja, ook – of beter gezegd juist – als we op offertebasis werken. Werken we op nacalculatie (wat ook regelmatig voorkomt), dan krijgt de opdrachtgever per (sub)project bij de factuur ook een overzicht van de werkzaamheden (gesorteerd op datum) en bijbehorende uren. Veel werk? Welnee! Mits je een goed urenregistratiesysteem gebruikt, fabriceer je zo’n overzicht binnen een minuut. Tip: zorg wel dat je een beetje een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden bijhoudt. Lever je een lijst aan met wollig omschreven activiteiten, dan heeft zo’n overzicht weinig nut. Sterker nog, dan roept ’t nog eerder vragen op.

Maak vooraf melding van (dreigend) meerwerk

Als er een ding is waar je mij van over de flos kunt krijgen, dan is het onaangekondigd meerwerk. Serieus, als ik een factuur ontvang en er staan kosten op die ik niet had verwacht, dan ben ik pissed off. En ik ben niet de enige. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat dit een van de grootste factuur-ergernissen betreft. Begrijp me niet verkeerd: meerwerk is soms zeer plausibel. Al hebben sommige ondernemers er een handje van om een offerte goedkoop in te schieten – noemen ze duiken – om vervolgens via meerwerk toch op het gewenste bedrag uit te komen (voor aannemers is dit volgens mij een tweede natuur, maar dat geheel terzijde). Terug naar plausibel meerwerk: er kunnen echt tal van oorzaken voor zijn. Maar wat de reden ook is, verras een opdrachtgever er niet mee. Zorg dat je meerwerk altijd van tevoren meldt, liefst nog voordat je het product of de dienst levert. Zo heeft de klant altijd nog een keus.

Ons bedrijf is een ‘urenfabriek’. Als ik een offerte maak, is dat altijd gebaseerd op basis van een ureninschatting. Heb ik zelf een foute inschatting gemaakt, dan vind ik dat ik als ondernemer risicodrager ben en in zo’n geval reken ik meerwerk niet door. Hoe ik omga met meerwerk varieert.

Als de wensen van een klant gedurende het project duidelijk veranderen, dan zeg ik ‘m meteen: “Hier heb ik in de offerte geen rekening mee gehouden; ik kan dit voor je uitvoeren, maar dan is ’t wel meerwerk. Als je wilt, kan ik je een offerte of ureninschatting geven.”

 

Ons urenregistratiesysteem is zo ingesteld dat wanneer ik 80% van de begrote uren heb gemaakt, ik een melding krijg. Zo kan ik tijdig inschatten of meerwerk aan de orde is.

 

Als de wensen niet substantieel uit de pas lopen met de initiële vraag, maar de klant gewoon ontzettend wispelturig is of om overmatig veel afstemming vraagt, dan is het moeilijker om meerwerk te duiden. Vaak kom je er pas laat achter dan de daadwerkelijk gemaakte uren uit de pas lopen ten opzichte van de offerte. In zo’n situatie biedt – opnieuw – een goed urenregistratiesysteem uitkomst. Ons urenregistratiesysteem is zo ingesteld dat wanneer ik 80% van de begrote uren heb gemaakt, ik een melding krijg. Zo kan ik tijdig inschatten of meerwerk aan de orde is en kan ik de klant hierover informeren, uiteraard onderbouwd met een overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden.

Refereer naar offertes of inkooporders

Heb je vooraf een offerte gemaakt, vermeld dan het offertenummer op de factuur inclusief de datum waarop je de offerte hebt uitgebracht. Zo kan iemand makkelijk checken of de werkelijke kosten in lijn zijn met de offerte. Werk je voor grotere bedrijven of non-profit organisaties, dan is de kans groot dat je een inkooporder krijgt: een formele bevestiging van de afdeling inkoop met daaraan gekoppeld een inkoopnummer/boekingsnummer. Vermeld dit altijd correct op de factuur. Let op: vaak is aan een inkooporder een geaccordeerd offertebedrag gekoppeld. Zorg ervoor dat het factuurbedrag dan ook exact klopt met je offerte. Anders wordt je factuur gegarandeerd afgekeurd. Is er sprake van meerwerk (zie punt 3), factureer dit dan apart. Idealiter heb je hiervoor een aparte inkooporder gekregen.

Vermeld de naam van je opdrachtgever/contactpersoon op de factuur

Zeker grotere organisaties vragen je om je facturen naar een centrale crediteurenadministratie te sturen. Altijd doen, want zij zorgen ervoor dat een factuur ook op een goede manier verwerkt wordt en niet tussen wal en schip raakt. Maar vaak is zo’n crediteurenadministratie niet bekend met jouw bedrijf. Sterker nog: ze hebben geen idee waar jouw factuur over gaat. Zet daarom altijd op de factuur wie jouw opdrachtgever is. Zo kan een medewerker van de crediteurenadministratie altijd intern verifiëren of de factuur akkoord is.

 

Tot slot

Je hebt opdrachtgevers die er een handje van hebben om altijd te miepen over facturen, wat je ook doet. In zo’n geval is het belangrijk om – mits de klachten uiteraard ongegrond zijn – je rug recht te houden.

No Comments

Leave a reply